Política de tratamiento de datos personales

1. Quién responde por sus datos

El responsable del tratamiento es [razón social del responsable], identificado con [NIT], con domicilio en [dirección].

Canal de atención para consultas y reclamos sobre datos personales: [correo de atención] y [teléfono].

2. Qué datos recogemos

Solo los que hacen falta para atender la emergencia. Esta es la lista completa, agrupada por quién los entrega.

3. Datos sensibles

La condición de discapacidad y el estado de gestación son datos sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Se recogen únicamente como un recuento del hogar —cuántas personas—, nunca asociados al nombre de un integrante, y sirven para una sola cosa: calcular qué le corresponde a ese hogar en una entrega.

Nadie está obligado a entregarlos. No darlos no impide registrarse ni recibir ayuda; solo hace que el cálculo de la entrega sea menos preciso.

4. Para qué los usamos

• Identificar a los hogares afectados y ubicarlos en el mapa de atención.
• Calcular y registrar las ayudas que se entregan, y evitar que una entrega se repita mientras otro hogar sigue sin recibir.
• Coordinar albergues y puntos de entrega, y contactar al hogar por teléfono cuando haga falta.
• Rendir cuentas de lo entregado ante los organismos de control.
• Producir cifras agregadas de la emergencia. En esas cifras no aparece ninguna persona identificada.

No usamos estos datos para publicidad, no los vendemos y no los cedemos a terceros con fines comerciales.

5. Qué es público y qué no

Su número de cédula no aparece en ninguna pantalla pública, ni en el mapa, ni en los listados. La consulta pública por cédula existe para el mostrador y responde solo con las iniciales, el municipio y si el hogar ya recibió ayuda; nunca con el nombre completo, el teléfono ni la dirección.

La ficha completa del hogar la ven únicamente los funcionarios autorizados, y cada uno solo dentro del territorio que tiene asignado. Ese límite lo aplica la base de datos.

6. Con quién los compartimos

• Con las entidades públicas que coordinan la atención de la emergencia, cuando la ley se lo permita o se lo exija.
• Con los proveedores de infraestructura que alojan la plataforma, que actúan como encargados del tratamiento y no pueden usar los datos para nada distinto de prestarnos el servicio.
• Con las autoridades judiciales o administrativas que los requieran en ejercicio de sus funciones.

7. Inteligencia artificial

Para proponer qué insumos entregarle a un hogar, la plataforma consulta un modelo de lenguaje de un proveedor externo. A ese modelo se le envía únicamente un recuento del hogar —cuántas personas, cuántos menores, cuántos adultos mayores— junto al catálogo de lo que hay en el centro de acopio.

No se le envía el nombre, ni la cédula, ni la dirección, ni el teléfono de nadie. La propuesta que devuelve es un borrador: las cantidades finales las calcula el sistema y la entrega solo se registra cuando un funcionario la confirma.

8. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras dure la atención de la emergencia y, después, durante el plazo que exijan las normas de archivo y de rendición de cuentas aplicables a la entidad responsable. El registro de las ayudas entregadas se conserva porque es lo que permite responder ante un organismo de control por lo que salió de cada centro de acopio.

9. Sus derechos

Son los que le reconoce el habeas data, el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que otros tienen sobre usted. Como titular de sus datos, usted puede:

• Saber qué datos suyos tenemos y para qué los usamos.
• Pedir que se corrija lo que esté equivocado o incompleto.
• Pedir que se actualice un dato que cambió.
• Revocar la autorización y pedir que se supriman sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber acudido primero a nosotros.
• Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos, cuando lo solicite.

Buena parte de esto no necesita trámite: desde su cuenta puede consultar y corregir los datos de su hogar cuando quiera. La clasificación del daño y el estado del caso son la excepción, porque los asigna la entidad tras verificar en campo; si cree que están mal, dígalo por el canal de atención.

10. Cómo hacer una consulta o un reclamo

Escriba a [correo de atención] indicando su nombre, su número de documento y qué necesita. Los plazos son los de la Ley 1581 de 2012: diez días hábiles para responder una consulta y quince días hábiles para resolver un reclamo, ambos prorrogables una vez, avisándole antes de que se venza el plazo.

11. Menores de edad

Los datos de los menores del hogar los registra la persona que lo representa, que es quien ejerce su patria potestad o su custodia. Se tratan siempre en interés superior del menor y no se publican en ninguna pantalla abierta.

12. Cambios en esta política

Si el texto cambia de forma sustancial, se publica con una versión nueva y se vuelve a pedir la autorización. La versión que usted aceptó queda guardada junto a la fecha en que la aceptó.